ミーティングで話すときに大事な事
どもども。
さけさん です。
本日は朝の10時からオンラインミーティングでした。
今日は途中からメインで話す場面を設けられてたので、眠い頭のままでは行かんとおもい、早めに起床して内容確認と頭を起こすことやってましたね。
いやぁ、しかし、30分間はなして、途中その場での質問に答えてっていうのはなかなか疲れますのね。
まぁ、話の途中でテンポを崩されるのは元の話に戻るのもモチベーション下がるし、流れがわからなくなるから、『えっとぉ~』みたいになる人も多いかと思います。
僕もそうなりますね。準備してないと。
行き当たりばったりじゃなくて準備をする
本日の内容の場合ですと、情報を貰ったのはつい2日前位でした。
そっから、資料を作成して(ほかにしゃべる人の分も)説明の場へっていう流れでしたね。
全体把握もろくにできないし、自分の話すパートのところすんなりと腹落ちしているわけではなかった状況です。
でも、聞くクライアントさんはなんの罪もないし、この後プロジェクトを進めていく判断をしてもらわないといけないので、ちゃんと伝わるように話さないといけないわけです。
朝からやったのがここですね。
伝わるように話すためのトーク内容を作る
オンラインミーティングなのが幸いで、僕の手元は見えません。
なので、全部テキストに起こしました。
考えるのはミーティングの場ではなく、事前に『どういう話方をしたらすんなり聞き入れてもらえるだろう?』という事を考えることですね。
実際に
- しゃべりながらテキストを打つ
- 言葉が途切れ途切れにならない文章かをチェックする
- ほぼ一息で話せる文章で構成されているか
こんな事考えながらテキストを書いていきました。
まず、しゃべりながらテキストを打つのは、自分がキレイに話安い言葉を使っているかを確認するためですね。
難しい単語や専門用語は噛んでしまうことも考えられるし、何よりも相手が聞き取れなかったり、意味を把握するのにタイムラグが発生したりします。
そしたら、「ん?」となっている間にこちらは話を進めてしまうので、聞いている人は置いてけぼりになっちゃうわけですね。
そうなったら『ちょっといいっすかぁ?』みたいな感じで話途中でストップやら質問が発生してしまいます。
言葉が途切れ途切れにならないようにするのも目的は一緒
例えば
『私の家で、横に駐車場があった、反対側にはコンビニがあって、先には道路があるんですけど、そこの道路は渡るのが大変なんです』
えっ?どこの道路っすか?家から見て右?左?正面?ってな感じですよね。そんでもって、道路の説明が目的ならば、コンビニとか駐車場とかの説明っていりますか?ってところですね。情報を並べるとこうなっちゃいます。話している人はイメージしながら話すんですけど、聞いている人はそのイメージは見れないですからね。
図解にされてても混乱します。
情報のイメージ化がトラブル起こしちゃうわけですね。
『私の家の左側に駐車場があります。(駐車場の道路を挟んで反対側にはコンビニがあるのですが←言う必要なし)駐車場の先へ道を抜けていくと大きな道路があって、その道路は渡るのが大変なんで、いつも別のルートから。。。』みたいな感じですよね。
いきなり話しちゃうと自分の中でも情報整理が追い付かなくて、思い描いた情報を全部伝えてしますので、事前準備することをお勧めします。
一息で話せる文章も同じように情報整理ですね。
『●●でぇ~●●だからぁ~●●なんだけどぉ~●●したらぁ~●●だったからぁ~●●なんのね』
こんな人良くいますよね。
えっ?でっ?何が言いたいの?の人ですよね。
例文のように、キチンと文章は切るようにしましょう。
資料に書かれている内容の場所はキチンと示す
次に実際に話すときの注意点ですね。
話し方の注意点は上の内容と同様です。
良くミーティングで、文章、リスト、図、グラフ等々いろいろな情報が書きこまれている資料を出しながら、すらすらすらぁ~と説明していく人見かけますよね?
作った本人は今どこの事を話しているかわかります。
でも、資料を始めてみる人は、話される情報をと照らし合わせて資料で探します。
探しているうちに大事な内容が過ぎ去っていくことも多々あると思いますね。
そんなわけで、図やリストやグラフといった視覚の情報は先に位置を伝えてあげるのが良いです。
『P12の下部に掲載させていただいているグラフについてご説明します』
とかね。
そりゃそうやん!って思う人も多くいると思いますけど、そんなにちゃんとできてます?
端折っている人ばっかり見ますからねぇ~
相手のことを考えて丁寧に説明してあげましょう。
全体の流れだけじゃなく、小項目の流れも伝える
アジェンダとして、最初に見出しを説明する人は多くいます。
5つ位項目あってね。
こんな流れですぅ~って言って。
それが40ページとかになってくると、最初の流れなんて忘れてますって。
最初の項目のどこをやってるんだろう?ってなりますから。
それぞれのセクションで『ここのページは5ページほどで説明させていただきます』とか『あと次がこの項目の最後のページです』とか区切ってあげましょう。
もちろんそのセクションが終わったら『ご質問は?次へ進んでもいいですか?』とクッションを入れてあげます。
そしたら、聞いている人は、セクションが終わったときに質問すればいいや!って思うんで、途中で止められてテンポが狂うことも回避できるでしょう。
更に、話の内容としては一旦キリの良いところで終わってるので、質疑応答がちょっと盛り上がっても、そのあと話の流れに戻るときは次のセクションの頭から!
切り替え安いですよね。
プレゼンやレポートの際に時間が見えないとか、話の運びが悪いなぁ~って思っている人はぜひぜひ実践してみてください。
まずは事前準備!
話すことをテキスト化して挑んでみてくださいね。
ちょっと面倒ですけど、話の情報整理もできますし、いつもよりも横道にそれないトークができると思います。
全然お酒の話出てこないまじめな話でしたけど、たまにはこういう事も書いていこうww
ではでは
あっ、料理系ASMR始めましたww